Karlsruhe

HR Administration & Welcome Manager (m/w/d)

Wir sind ein wachsendes Unternehmen mit klarer Mission und suchen Unterstützung im Bereich Human Resources Administration/Office Management für unseren Standort in Karlsruhe.  Du berichtest direkt an unsere Bereichsleiterin Human Resources und bist ein wichtiger Teil unseres HR Teams.Du übernimmst eine Schlüsselrolle in unserer Personal- und Kundenbetreuung – wenn du gerne Strukturen und Prozesse rund um das Thema Personaladministration und Büromanagement aufbaust bzw. verbesserst und zielstrebig in einem hochmotivierten Arbeitsumfeld deine Aufgaben und Ziele vorantreibst, dann bist du bei uns richtig! Wir suchen einen „echten Macher“ (m/w/d), der sich nicht scheut, die nötige Extrameile zu gehen.

Deine Aufgaben

  • Du bereitest die monatlichen Gehaltsabrechnungen vor und fungierst als Schnittstelle zur Abteilung Finance, dem Steuerbüro und anderweitigen Behörden
  • Du erledigst routiniert das Bescheinigungswesen im HR Bereich, erstellst alle anfallenden personalbezogenen Dokumente, wie Arbeitsverträge und Vertragsänderungen und kontrollierst deren Rücklauf
  • Du bist aktiv bei der Vorbereitung des Onboardingprozesses und bei der Organisation des Offboardingprozesses beteiligt
  • Du nimmst an verschiedenen, insbesondere administrativen, HR-Projekten teil oder verantwortest diese
  • Du bist Ansprechperson für unsere Besucher (m/w/d) sowohl persönlich als auch telefonisch und per E-Mail 
  • Du übernimmst die Organisation und Korrespondenz mit Autovermietungen, verwaltest Versicherungen, Mietverträge und Abonnements
  • Du organisierst und koordinierst Mitarbeiterevents zusammen mit der Abteilung Communications
  • Du führst und verwaltest Lieferantenbeziehungen, rund um Lebensmittel- und Getränkelieferungen, Büromaterial, Arbeitskleidung, Reinigung sowie Wartung unserer Büroräume 
  • Du arbeitest PraktikantInnen und Auszubildende erfolgreich in die Personaladministrations- und Office Management-Themen ein

Dein Profil

  • Bachelor-Abschluss in Betriebswirtschaftslehre, Betriebsmanagement, Personalwesen oder eine vergleichbare Ausbildung
  • Mindestens 5 Jahre Erfahrung im Personal- und/oder Assistenzbereich
  • Ausgezeichnete kommunikative und zwischenmenschliche Fähigkeiten
  • Ausgeprägte Organisationsfähigkeit 
  • Zuverlässige und sorgfältige Persönlichkeit, mit der du auf ganzer Linie überzeugst 
  • Fähigkeit zur selbstständigen Arbeit und zur Zusammenarbeit in einem großartigen Team
  • Fließende Kenntnisse in Deutsch und sehr gute Kenntnisse in Englisch

Warum wir?

  • Ein stark wachsendes Start-Up mit einer klaren Mission
  • Flache Hierarchien und eine offene Unternehmenskultur
  • Flexible Arbeitszeiten sowie die Möglichkeit hybrid oder mobil zu arbeiten
  • Viel Platz für Eigeninitiative/ Gestaltungsspielraum und persönliche und fachliche Weiterentwicklung/Entwicklung
  • Abwechslungsreiche & verantwortungsvolle Aufgaben
  • Betriebliche Altersvorsorge und eine Bezuschussung zur Berufsunfähigkeitsversicherung 
  • Fitnessstudio-Kooperation
  • Kostenlose Getränke & Snacks